Hace un tiempo tuve la oportunidad de trabajar como analista en el área de procesos de una reconocida organización dedicada a la externalización de personal y servicios. La empresa había tomado una decisión importante: implementar un ERP de clase mundial.
Quienes han participado en proyectos de este tipo saben que no se trata solo de instalar un software. Detrás de cada ERP hay semanas de trabajo, equipos especializados, reuniones interminables, parametrizaciones complejas y presupuestos que suelen ser mayores a los proyectados en un comienzo. Existe, además, un problema que pocas veces se menciona: las empresas implementadoras suelen dedicar una gran cantidad de tiempo a entender cómo funciona la organización del cliente. Lo cual no ocurre por capricho.
Un ERP para poder configurarse correctamente, necesita conocer: procesos, reglas del negocio, excepciones, responsables, puntos de control y flujos de información. Cuando en las organizaciones no existe claridad sobre sus propios procesos, el proveedor termina invirtiendo semanas —o meses— intentando descubrir cómo se hacen las cosas. Y cuando los procesos son confusos, el riesgo aumenta. Esto dado que un ERP no corrige el desorden, simplemente lo automatiza.
Pero en este caso, la historia fue distinta. Cuando el equipo de implementación llegó, les entregamos los procesos a automatizar perfectamente modelados, con los procedimientos documentados. En la organización ya habíamos hecho ese trabajo.
¿El resultado?
No fue necesario comenzar desde cero. No hubo largas reuniones para identificar la operación, ni discusiones sobre cómo debía ejecutarse una actividad. La información ya existía. Estaba disponible. Y el efecto fue inmediato:
- Se redujeron drásticamente las horas de trabajo de levantamiento.
- La parametrización del software fue directa, limpia, sin malentendidos ni ambigüedades.
- La conversación se centró en cómo configurar el sistema, explicar su funcionamiento y no en intentar descubrir cómo funcionaba la organización.
- Y probablemente lo más importante, las personas ya comprendían los procesos que estaban siendo digitalizados, por lo que el cambio tecnológico encontró una base operativa mucho más sólida. El flujo de trabajo era el mismo, solo cambió la herramienta.
Hay una enseñanza que aparece una y otra vez en este tipo de proyectos. Muchas organizaciones creen que el ERP es el punto de partida. Pero el verdadero inicio es comprender cómo funciona la operación. Solo después de eso tiene sentido automatizarla.
Implementar tecnología sin entender los procesos es una de las formas más caras de descubrir que tiene una organización para descubrir que no sabe cómo trabaja. Modelar los procesos antes de un cambio tecnológico no es un gasto, es la única forma de mantener el control y no tirar el dinero a la basura.
— Si esto resuena con algo que está ocurriendo en tu organización, escríbeme. Ofrezco una conversación de diagnóstico inicial sin compromiso.
